利用軟實力 實現工作流程自動化－６hr縮減至2 hr 案例分享
從客戶痛點著手，進而思考如何簡化與解決問題
2023年末，我們接到客戶的委託，請我們提供解決方案，可以與他們共同解決關於他們工作上長久以來的作業痛點。
當然，首先我們必須暸解關於客戶的痛點是什麼？相對的，我們就必須實際與客戶方進行了解，最真實的當然就是客戶每日作業的實際流程了。
委託的客戶是某家大型的保險公司，因為通路（代理銷售）廣，所以也必須將相關的投保資料及對帳資料都要整理的非常詳細，以利往後需要查驗時能夠保持原有的進件與相關附件資料，這往往是查核必須的一個環節，相當重要！
進件資料眾多且繁雜，人工作業佔比過重
進件資料多且因為搭配的銀行廣，所以分屬的通路又搭配著不同的銀行金融機構，所以往往資料一進件後，就必須進行人工的第一步分類。所以每日最頭痛的就是進件的一開始，依序作業的流程也分為好幾個作業的人工環節。往往一開始先分代理銷售端、在依照銀行機構與分行彙整、加入要保人所屬資料、匯款資料、所屬責任點為哪個營業點、是否為同一要保人分別購買不同保單，逐一核對後在依據上述分類彙整。完成一系列的整理作業後，在進行文件的掃描工作，當然也因為擔心資料會放錯不同的類別，所以往往最簡單的掃描作業（文件數位化），就必須依照分類一份一份的掃描，完成後再由人工進行資料的勘誤，確認沒有問題，在進行影像檔案轉置PDF儲存，再依據各營業點分別儲存至相關集中式的管理庫中。
與客戶著手進行作業流程分析，剖析問題點與衝突點，取得平衡
經過我們與委託客戶進行的相關討論，我們建議：可透過文件上的條碼找出相關聯性，就可實現不需一份一份的文件掃描工作，可大幅減省掃描的時間，這是之一。
那如何減輕剛開始的文件整理時間？我們與客戶進行了多次的討論與可行方案，結論：文件的整理並不可少，初步的整理是必須的，因為進件的整理是預防不必要的文件勘誤，也方便後續自動化作業的準備。
提供解決方案，共同思考與解決痛點問題
我們建議，透過掃描進件的條碼辨識技術（Optical mark recognition, OMR），可減省單次掃描的時間，產生文件影像後我們就可以透過條碼的辨識技術，讓每份文件自動區分為一件一檔（註：不需要每次只能放一件掃描，產生一個影像檔案），這樣在掃描的時間上就所短很多了。
自動分件只是第一步，後面的銀行機構與分行、要保人所屬資料、匯款資料、所屬責任點為哪個營業點如何自動化？我們建議可採用ocr光學文字辨識技術（Optical Character Recognition,OCR)，透過OCR的技術，我們去萃取文件上關鍵的資訊，依照所需要的資訊做邏輯的判斷，就可以當作我們自動化的第二步，將資料自動比對與分類儲存。
不斷反覆試驗與修正，進而完美解決問題
有資料再來比對邏輯那分類就顯得容易許多了，第三步經過辨識萃取的文字透過自然語言處理（Natural Language Processing，NLP)的輔助，相對萃取的文字資訊相對精準不少，也幫助後續執行邏輯分類更加的順暢。
透過客戶提供的邏輯，我們將該文件辨識後的關鍵文字去比對分行與營業據點的邏輯，一下子就幫戶把該文件自動進行歸檔與分類並且自動轉存客戶所需的可攜式文件，客戶說：原本這樣的作業每天都要費時５、６小時才能整理完，現在只要２小時完成，剩下的時間就進行再次的勘誤作業，實在是非常的高效率！
總結：與客戶成為夥伴，換位思考共同成長
執行每個案件都是挑戰，但能夠解決客戶的痛點，才能產生價值，基嘉科技成立了23年，我們已經累積了眾多的開發經驗，也擁有許多的技術專利，期許在未來的日子能與更多的客戶一起前進。