多用網路，少用馬路、臨櫃服務，一次OK
除了中央機關，地方政府也積極朝向一站式跨區的便民服務發展。以新北市政府為例，串連29個區公所、18個區的戶政事務所的跨區服務。過去市民要辦理新生兒的出生登記和請領生育補助時，都得回到戶籍地的戶所，但新北市幅員廣大，可能跑一趟辦理文件就須耗上許多時間，對新手爸媽來說相當不方便。現在透過跨區服務，可以就近在任何一處戶所辦理，不用再往返奔波，而這些跨區申辦或是代收轉件的服務項目，現已增加到105項。免奔波意味著更省時、省錢。根據新北市政府的統計，104年跨區、戶所申辦案件數高達10,583件，以每位民眾往返服務據點花費2小時來計算，幫市民省下21,166小時的時間成本，效益可觀。
國發會表示，無論是運用資訊科技促成跨機關合作，設置單一入口網站，或是以單一實體窗口受理跨區申辦，都代表政府服務朝向一站式的跨域整合服務發展，並以「多用網路，少用馬路」、「臨櫃服務，一次OK」為原則，鼓勵各機關在辦理民眾申請及查詢各項案件時，透過整合式的單一窗口就近申辦。（摘錄國家發展委員會）
透過資訊科技，協助機關提供敏捷的便民服務，實現「臨櫃服務，一次OK」
這次收到一個與基嘉合作16年客戶的委託，主要需求：為使民眾減省往返時間，在遞交公文的時候因為不清楚跨區、跨裁決點問題，難免跑錯服務機關，而在機關便民服務的終極目標下，盡可能在民眾遭遇到上述問題時，可以一站式解決民眾的困擾減省往返，透過資訊科技軟體的思維，提供解決公文代轉服務，是這次主要目標與方向。
對於基嘉來說，這次使用的群眾非專業人員，如何設計對於一般民眾可以接受的操作流程是本次設計的重點項目，因為如何透過紙本來文將其數位化，這對於一家致力於文件數位化製作廠商來說一點都不困難。困難的事要如何可以使民眾在引導下，快速的操作及完成，面免服務民眾的機關人員，有過多的人為介入，這才是最終極的目標。
站在客戶的角度出發 同理心勝過於技術
民眾使用的UI設計是指專門為大眾使用者（非專業使用者）設計的使用者介面。這類UI設計通常要簡單直觀，易於理解和操作，以滿足廣泛的使用者需求。要滿足民眾使用的UI設計關鍵原則和最佳實踐，我們大致整理了以下重點：
- 簡潔明瞭：避免過度複雜的佈局和功能，保持介面簡潔，突出主要功能和信息。
- 易於導航：設計易於理解和使用的導航系統，使使用者能夠輕鬆找到他們需要的內容或功能。
- 視覺化設計：利用圖標、符號、顏色等視覺化元素來幫助使用者理解信息和功能，增強使用者體驗。
- 響應式設計：確保介面在不同設備上都能良好呈現，包括桌面電腦、平板電腦和移動設備。
- 反饋機制：提供及時的反饋，告知使用者他們的操作是否成功，以及下一步該如何做。
- 一致性：保持介面元素的一致性，包括顏色、字體、按鈕樣式等，以提高使用者的可預測性和舒適度。
- 提供愉悅的使用體驗：應該注重使用者友好性和易用性，幫助使用者快速完成任務，並提供愉悅的使用體驗。
規劃、討論所需設備與技術問題 協同客戶一起完成目標
本次規劃重點在於便民服務，因服務機關有多個服務區所以在規劃上盡可能我們採取好維護、簡單、易於機關可以做簡單的狀況排除，為優先考慮方向。
本次規劃的主體內容：
- 公文代轉發智慧服務系統－主要工作的服務軟體
- EPSON DS-C490型高速文件掃描器－負責將紙本公文，執行數位化（體積小速度快易於桌面）
- EPSON 熱轉印製機（印製收取憑證資料）
流程引導 易於民眾使用的設計理念
如何把專業使用的掃描功能，透過圖形設計一步步引導民眾使用，簡單易於使用、一看就懂才是關鍵目標，其餘複雜都是多餘。那將複雜簡化才是考驗設計者的核心問題。
民眾個人資訊保護 資安問題更要考量
個資法，即個人資料保護法，是一項旨在保護個人資料隱私和權益的法律，在服務便民的同時也必須在系統設計中必須考量，透過個資法的保護措施，我們在設計上也注重資料收集和處理原則、透明度和知情權、資料安全、資料最小化原則、資料準確性、資料存儲限制、當事人權利、敏感資料保護、合規監管幾項原則問題。
通暢的操作流程 民眾使用無障礙
透過簡單引導的操作5步驟，引領民眾完成，整體提升服務品質。
關鍵起始動作，啟動掃描器開始掃描，透過超大引導的介面，引領使用者完成首次操作。
易於導航 視覺化設計讓使用更加簡單
- 掃描後預覽功能
透過基嘉科技多年的設計經驗，將掃描後的文件透過UI直覺化的建構設計，讓使用者可以在一個工作畫面，處理完所有程序。
- 針對文件影像執行編輯功能
以圖像引導方式，讓民眾依照系統所設定的情境操作方式，完成多餘影像的刪除操作。
- 系統訊息提醒 非專業也不會不知所措
- 透過引導 完成整個系統操作
總結：
這次的案例描述了政府倡導的一站式跨區便民服務發展，結合了最新的資訊科技，並得益於基嘉科技的專業解決方案。我們的目標是為民眾提供更便捷的服務，無論他們身處何處，都能輕鬆辦理跨區、跨權的公文事務，減少不必要的往返時間。
我們設計了公文代轉發智慧服務系統，並搭配了EPSON高速文件掃描器等先進設備，以提升操作效率。在設計上，我們特別注重了民眾使用的UI設計，將簡潔明瞭、易於導航、視覺化設計等原則融入其中，讓使用者能夠輕鬆理解和操作。同時，我們也尊重並遵循了個人資料保護法的相關規定，確保使用者的資料安全。
這項解決方案不僅解決了民眾的困擾，更提升了政府服務的效率和品質。我們致力於運用資訊科技，實現更加便捷的服務模式，體現了我們的服務理念——「臨櫃服務，一次OK」。這次案例也展示了基嘉科技在設計和實施便民服務方面的專業能力，以及對客戶需求的深刻理解。我們將繼續致力於為客戶提供更優質、更便捷的解決方案，與您攜手共創美好未來。